Kroki

Budżet kampanii crowdfundingowej

Ten temat nie jest sexy. Nie jest i nie będzie. Znam pewne grono ludzi, których kręci Excel, ale osobiście do nich nie należę. Wstyd przyznać, ale nigdy nie miałam ambicji by poznać wszystkie funkcje potrzebne rekinom księgowości. W liceum nauczono mnie jak kolorować i łączyć komórki. Robiliśmy mnóstwo śmiesznych rysunków i być może stąd moje późniejsze zamiłowanie do op-artu.

Później poszłam nieco dalej, a nawet zaczęłam tworzyć budżety. Zapewniam, że znajomość funkcji dodawania, odejmowania, mnożenia i dzielenia w zupełności tu wystarcza. Nie ma się czego bać.

Excel to tylko narzędzie (są też inne arkusze kalkulacyjne, na przykład te darmowe oferowane przez Open Office albo arkusze Google online). Wykorzystaj je by stworzyć czytelną tabelę kosztów – pomoże zaplanować i zrealizować kampanię, modyfikować założenia finansowe jeśli zajdzie taka potrzeba, a wreszcie rozliczyć się z działań – przed sobą i przed wspierającymi.

Od czego zacząć?

To proste jak budowa cepa. Jeśli poważnie myślisz o kampanii, jeśli mniej więcej wiesz o ile pieniędzy chcesz się ubiegać, to znaczy że jakoś oszacowałaś koszty. Rozpisany budżet pomoże ci upewnić się, że zrobiłaś to dobrze. Jak tego dokona? Zmusi cię do analizy listy kosztów i ich realnej wysokości.

Krok 1. Grupy kosztów

Na co wydasz pieniądze? Na przykład na promocję, na podarunki, na stworzenie strony internetowej. Jeśli wciąż wydajesz ten album o azjatyckich żabach to musisz wziąć pod uwagę koszty druku książki i materiałów. Być może nie robisz wszystkiego sam, ale zatrudniasz ludzi? Koszty pracowników to także istotna grupa kosztów.

Spisz listę tych grubych pozycji. Będą potrzebne w kolejnym kroku.

Krok 2. Koszty szczegółowe

Przyjrzyjmy się każdej grupie z osobna i pod nią wypiszmy koszty szczegółowe.

Na przykład: jakie mogą być koszty materiałów? Papier, materiał z którego powstanie okładka. Koszty druku i oprawy? Opłata za druk, opłata za oprawę, opłata za opakowanie książki w paczki, opłata za wydruki próbne (od nas zależy ich chcemy ich zrobić). Koszty pracowników? Grafik odpowiedzialny za projekt i skład książki, redaktor/korektor, który upewni się, że teksty mają ręce i nogi, informatyk zajmie się przygotowaniem strony internetowej, specjalista ds. promocji poprowadzi fanstronę na Facebooku. Koszty podarunków? Powiedzmy, że podarunkami mają być oprawione w antyramy wydruki próbne fotografii z książki. Wydruki próbne mamy już w kosztach druku, ale w tej grupie dodać musimy antyramy, odpowiednie opakowanie paczek (m.in. folia bąbelkowa, koperty lub kartony, taśma klejąca), wysyłka takich paczek.

Krok 3. Szacowanie wysokości kosztów szczegółowych

Wiemy już jakie koszty będziemy ponosić. Ale jaka będzie ich wysokość? Weźmy wysyłkę paczek – możemy wysyłać je pocztą, kurierem albo zmusić darczyńców do odbioru osobistego. Każda z tych metod oznacza inną wysokość kosztów. Załóżmy, że decydujesz się na Pocztę Polską. Sprawdź ile dokładnie waży antyrama, jaki jest koszt wysyłki paczki o takiej wadze do Polski, a jaki poza jej granice (jeśli planujesz kampanie crowdfundingową o zasięgu międzynarodowym). Te kwoty, potwierdzone na Poczcie, wpisz w budżet.

A jeśli chodzi o twórcę strony internetowej? Zrób research na rynku, popytaj ludzi i zdecyduj, czy zależy Ci na kimś doskonałym (i drogim) czy może wolisz odpalić kilka stów studentowi. W budżet wpisz odpowiednią kwotę.

Człowiek od PR – powiedzmy, że przy twoim niszowym projekcie znalazłeś kogoś, kto zajmie się albumem za 400 zł miesięcznie.

Zawsze sprawdzaj realne ceny rynkowe. Jeśli budżet wyjdzie Ci zbyt wysoki, albo nie uzbierasz pełnej kwoty, będziesz kombinować. Ale na tym etapie musisz znać realia.

Krok 4. Szacowanie ilości

Postanowiłeś, że zrobisz 50 wydruków próbnych, a zatem będzie to podarunek o ograniczonej podaży 50 sztuk. Czyli koszt wysyłki takiego podarunku poniesiesz maksymalnie 50 razy.

Człowiek od PR będzie pracował przez 6 miesięcy. A zatem koszt miesięczny z budżetu poniesiesz 6 razy.

I tak dalej dla każdej pozycji.

Krok 5. Mnożymy i sumujemy

Teraz najprzyjemniejsze: przy każdej pozycji mnożymy ilość jednostek przez koszt jednostkowy aby otrzymać koszt globalny.

W arkuszach kalkulacyjnych zwykle robi się to tak: wybierasz komórkę, w której ma się pojawić wynik, wpisujesz tam znak =, klikasz w komórkę, w którą wpisałeś koszt jednostkowy (jej symbol pojawi się w wybranej na początku komórce), wpisujesz znak *, klikasz w komórkę, w którą wpisałeś ilość jednostek (jej symbol pojawi się po *), naciskasz enter. Voila. Masz wynik.

Następnie sumujesz wszystkie koszty szczegółowe z danej grupy kosztów. W ten sposób dowiesz się ile globalnie zapłacisz za promocję, ile za druk książki, a ile zapodarunki. Przyjrzyj się dobrze tym liczbom. Może się okazać, że będą bardzo dziwne, wręcz postawione na głowie, że nie będziesz w stanie ich obronić. Może PRowiec chce za dużo i trzeba z nim ponegocjować albo znaleźć tańszego? I czy przypadkiem nie zaniżyłeś kosztów papieru? Może o czymś zapomniałaś?

Pokaż te liczby i pozycje komuś zaufanemu. Przemyśl budżet kilka razy. Nie rób nic na szybko.

ZAWSZE SIĘ O CZYMS ZAPOMINA. ZAWSZE KRYJE SIĘ TAM JAKIS BLAD.
Daj sobie czas żeby go znaleźć.

Podobnie jak wcześniejsze sumy, tworzymy sumę całego budżetu, UWAGA: sumujemy tylko grupy kosztów.

Po co używać tych formuł dodawania i mnożenia, zamiast policzyć całość w kalkulatorze i wpisać cyferki w odpowiednie pola?
Odpowiedź jest bardzo prosta i gdyby nie ona programy takie jak Excel nie miałyby racji bytu.
Jeśli posłużysz się tymi formułami, przy nanoszeniu zmian na budżet nie będziesz musiał przeliczać wszystkiego od nowa. Program robi to za ciebie. A zatem wystarczy, że zmienisz koszt jednostkowy pensji PRowca, a wynik mnożenia tego kosztu przez ilość miesięcy zmieni się sam, podobnie jak suma grupy kosztów Promocja i wysokość całego budżetu. Genialne!

Krok 6. A teraz mnożymy jeszcze (czyli pamiętamy o prowizjach i podatkach)

Pamiętaj, że od uzbieranej kwoty będziesz musiał zapłacić prowizję dla platformy crowdfundingowej oraz podatek dochodowy.

Kwota, którą wyliczyłeś tworząc budżet jest ci potrzeba w łapie. Cała. Nie okrojona. A zatem w kolejnych krokach musisz ją odpowiednio zwiększyć. Najpierw o wartość podatku dochodowego, która Cię obowiązuje, a potem tę kwotę powiększ jeszcze o prowizje, którą pobierze od ciebie platforma.

Zakładamy, że potrzebujesz 1000 zł na rękę.
Zaczynamy od podatku dochodowego. Wynosi 18% czyli 18/100.
100% minus 18% to 82% czyli 82/100. Ten ułamek odwracamy i:
Twoja kwota przed opodatkowaniem = 1000 x 100/82
Twoja kwota przed opodatkowaniem o 1219,5 zł.

Następnie bierzemy tę kwote i prowizję platformy. Powiedzmy, że wynosi 7%.
100% minus 7% daje 93% czyli 93/100. Odwracamy ten ułamek i:
Twoja kwota przed prowizją = 1219,5 x 100/93
Twoja kwota przed prowizją to 1311 zł.

I właśnie o 1311 zł powinieneś wystąpić jeżeli potrzebujesz 1000 zł na wydatki, podatek dochodowy jest równy 18%, a prowizja platformy 7%.

To wszystko jest strasznie długie i może się wydawać nieco złożone jeśli dotąd nie robiłeś takich rzeczy. Ale jeśli zrobisz wszystko krok po kroku, gwarantuję, że to bułka z masłem. A gdyby masło było zbyt zimne żeby je rozsmarować, służę radą i pomocą.

Powodzenia!

Frelka

2 thoughts on “Budżet kampanii crowdfundingowej”

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>